mardi , 19 juin 2018
Home » Services Hébergement Cloud » Comment passer à un système téléphonique basé sur le cloud ?

Comment passer à un système téléphonique basé sur le cloud ?

Passer à un système téléphonique basé sur le cloud n’est pas une proposition difficile. Si vous avez déjà installé (ou participé à l’installation) d’un PBX sur site, vous serez étonné de la fluidité avec laquelle un PBX virtuel bien rodé sera installé.

Cela dit, il existe beaucoup de PBX virtuels concurrents. Puisque votre entreprise ne peut prospérer sans un système de communication robuste et flexible, il est crucial d’évaluer les mérites relatifs d’autant d’options que possible et de déterminer quel fournisseur correspond le mieux à vos besoins.

Filtrez vos choix à travers ces questions et considérations, ainsi que d’autres qui pourraient s’appliquer plus étroitement à votre situation professionnelle spécifique :

  • Nombre d’utilisateurs: combien d’employés ou d’utilisateurs prévoyez-vous avoir sur votre système ? Prévoyez-vous une croissance d’utilisateurs à court terme ? Les sociétés qui prévoient une croissance devraient se tourner vers les fournisseurs de services de cloud qui ne tiennent pas compte des tarifs par utilisateur plus élevés.
  • Appel sans frais : votre entreprise dispose-t-elle d’un numéro sans frais, que ce soit aux États-Unis ou à l’étranger ? Avez-vous besoin de plus d’un ? À quel point est-il utilisé ? Les entreprises qui ont besoin de numéros sans frais devraient se tourner vers les fournisseurs qui offrent de nombreuses autorisations d’appels sans frais et des tarifs par minute peu élevés pour les appels dépassant les seuils des régimes.
  • Complexité de la gestion des appels: quelle est la complexité de vos besoins de gestion des appels ? Par exemple, avez-vous plusieurs groupes d’appel, répartis par département ou un autre système de classification ? Avez-vous besoin de vous garer ou de filtrer les appels ? Avez-vous besoin d’un accès facile aux journaux d’appels ? Avez-vous besoin de lignes partagées, de pagination ou de capacités d’intercom ? Assurez-vous de bien examiner les capacités de gestion des appels de chaque fournisseur candidat et assurez-vous qu’elles sont disponibles avec le plan que vous avez choisi ?
  • Conférences, réunions et besoins de collaboration : la collaboration à distance est un fait de la vie professionnelle du 21ème siècle. Recherchez des fournisseurs de PBX virtuels qui offrent des suites collaboratives complètes, de préférence dans des forfaits généreux ou illimités : SMS professionnels, fax Internet, visioconférence mobile et à partir d’un ordinateur de bureau, partage d’écran mobile et d’ordinateur de bureau pour les présentations, etc.
  • Exigences matérielles : vos besoins en matériel de bureau sont-ils fixes ? Les entreprises qui ont des besoins souples ou variables en matière de téléphones à partir d’un ordinateur de bureau devraient opter pour les arrangements de location de téléphones offerts par certains fournisseurs de PBX virtuels. Il y a généralement un coût supplémentaire (non inclus dans les tarifs d’abonnement) associé à ce service, mais il peut être plus facile – et, pour de courtes périodes, beaucoup moins cher – que d’acheter de vrais téléphones.
  • Intégrations de logiciels: votre entreprise s’appuie-t-elle sur d’autres services logiciels basés sur le cloud, tels que Box, Dropbox, Salesforce.com ou Zendesk ? Recherchez des systèmes téléphoniques basés sur le cloud qui s’intègrent à ces produits pour améliorer certaines fonctionnalités PBX cloud, telles que le fax Internet et les outils collaboratifs.

Comme indiqué ci-dessus, il existe de nombreux fournisseurs de PBX virtuels, c’est à vous de choisir. Tous ne sont pas créés égaux.

RingCentral, l’un des opérateurs cloud les plus remarquables et les plus réputés aux États-Unis aujourd’hui, aborde ces considérations, et même certaines. À l’instar d’autres systèmes basés sur le cloud, RingCentral est une solution clé en main qui ne nécessite ni matériel ni expertise technique sur site. Il est facile à mettre en œuvre et à gérer, et offre une foule d’avantages que nombreux de ses concurrents ne peuvent égaler.

Les procédures et les avantages décrits ci-dessous sont spécifiques à RingCentral, mais également à peu près comparables à ceux d’autres fournisseurs PBX virtuels haut de gamme. Si vous décidez qu’une autre option est meilleure pour les besoins de votre entreprise, vous pouvez toujours utiliser ce qui suit comme un guide approximatif.

La mise en œuvre de RingCentral

Pour commencer avec RingCentral, il vous suffit d’installer son application mobile sur tous les smartphones que vous prévoyez de transférer dans le système. Ensuite, branchez vos téléphones de bureau et ordinateurs de bureau compatibles IP dans la connexion Internet de votre bureau.

Tout au long du processus, vous êtes jumelé à un spécialiste de la mise en œuvre de RingCentral, qui vous guide à travers le nombre d’utilisateurs prévus, les exigences matérielles, les exigences de ligne (locale, sans frais, vanité), le transfert de numéros existant et d’autres considérations importantes. Votre spécialiste peut vous aider avec les bases du système, ou vous pouvez utiliser un assistant en ligne convivial pour apprendre les ficelles du métier – y compris comment ajouter de nouveaux utilisateurs, téléphones et groupes de téléphones (départements).

La gestion de RingCentral

Votre administrateur – vous-même, un informaticien ou toute autre personne de confiance pour superviser le système – peut gérer l’ensemble du système, sur tous les appareils et dans tous les bureaux, directement à partir d’un bureau ou d’une application mobile RingCentral. La plupart (sinon la totalité) des activités de gestion sont assez simples pour être traitées en dehors du cadre de billetterie informatique de votre entreprise, de sorte que le fonctionnement quotidien des téléphones de votre entreprise n’interfère pas – voire entrecroise, dans la plupart des cas – avec vos opérations informatiques. En outre, de nombreuses modifications et tâches de gestion spécifiques aux appareils et aux utilisateurs peuvent être gérées au niveau de l’utilisateur, avec ou sans les connaissances ou la permission de l’administrateur.

Avantages notables de RingCentral

1. Appels domestiques illimités avec tous les plans

Tous les forfaits RingCentral sont assortis d’un nombre illimité d’appels domestiques (aux États-Unis et au Canada). Vous n’avez donc pas à vous soucier de devoir payer des factures imprévues sur les appels nationaux réguliers. Les tarifs à la minute pour les appels internationaux varient selon le pays, le type d’appel (fixe ou mobile) et le code local ou urbain, mais commencent à moins de 0,04 $.

2. Option de location de téléphone

RingCentral propose une option de location de téléphone pour les entreprises ayant des besoins de téléphone fixe variables. C’est un bel avantage pour les entreprises saisonnières qui embauchent de nouveaux vendeurs ou des agents ou associés de contacts clients pour quelques semaines ou mois de l’année – et c’est une bonne alternative pour payer des centaines ou des milliers de dollars pour des dizaines de téléphones, seulement il faut les ranger dans le stockage pendant des mois à la fin.

3. Gestion des appels normalisée et transparente et administration du système téléphonique sur tous les appareils

Les fonctionnalités de gestion des appels de RingCentral incluent des règles de réponse personnalisables, le renvoi d’appel, le filtrage des appels, les journaux d’appels enregistrés, la présence, l’intercom et la pagination, les conférences, etc. En outre, elles sont incluses dans tous les plans sans frais, ce qui signifie que les petites entreprises opérant avec un budget restreint obtiennent les mêmes capacités de gestion des appels que les grandes entreprises.

4. Fonctionnalités de collaboration et de conférence robustes

En plus des fonctionnalités de collaboration à l’ancienne telles que les conférences téléphoniques, RingCentral dispose des outils de collaboration impressionnants : Glip, un outil de productivité avec des fonctionnalités de chat en temps réel ; conférence de bureau et mobile multipoint ; et des outils de réunion mobiles, y compris le partage d’écran et d’autres fonctionnalités utiles. En fait, RingCentral soutient de manière plausible que ses outils de conférence et de collaboration, ainsi que des intégrations robustes avec le stockage dans le cloud et le logiciel de partage de fichiers, éliminent le besoin de téléprésence autonome ou de systèmes de réunion virtuelle.

Pour les entreprises à court d’argent qui préfèrent payer le moins possible de services de cloud computing, cela représente une valeur ajoutée majeure. De nombreux fournisseurs PBX virtuels n’offrent pas le même niveau de service collaboratif.

5. Mise en œuvre et soutien aux États-Unis

Le personnel de soutien de RingCentral est basé aux États-Unis, ce qui signifie qu’il comprend comment les affaires sont menées aux États-Unis, est à l’écoute de vos besoins et a ses meilleurs employés à votre service.

6. Intégrations puissantes

RingCentral s’intègre à environ une douzaine de plates-formes SaaS, des suites de stockage de fichiers sécurisées aux plates-formes de gestion des processus métier :

  • Box
  • Dropbox
  • Desk
  • Google
  • Office 365, Outlook et Skype for Business
  • Oracle
  • Zendesk
  • Salesforce.com
  • ServiceNow

Grâce à ces intégrations, RingCentral est plus qu’un système de gestion des appels : c’est un moteur de productivité précieux.

7. Plans riches en fonctionnalités à un coût compétitif

RingCentral n’est pas le système téléphonique basé sur le cloud le moins cher. Certains de ses concurrents moins compétents peuvent facturer moins parce qu’ils offrent moins : moins d’intégrations, moins de temps d’appel généreux et un soutien limité.

Mais, compte tenu de ses capacités impressionnantes, RingCentral est définitivement compétitif sur le plan des coûts. Le plan standard de base commence à 24,99 $ par mois, par utilisateur, après un essai gratuit de 30 jours. Le Plan Premium, qui offre des indemnités de collaboration et des minutes d’appel sans frais plus généreuses, ainsi qu’une foule de fonctionnalités (y compris certaines intégrations) non disponibles avec Standard, est de 34,99 $ par mois, par utilisateur. Et le plan Enterprise généreux, conçu pour les grandes entreprises, coûte 44,99 $ par mois et par utilisateur.

Ces points de prix sont en ligne avec, ou même plus bas que, les autres fournisseurs de services PBX virtuels complets. Mais, encore une fois, chaque entreprise est différente. Avant de vous embarquer avec RingCentral ou tout autre système téléphonique basé sur le cloud, assurez-vous que leurs offres et leurs prix correspondent à vos besoins.

En dernier mot

Dans un avenir pas trop lointain, nous regarderons en arrière et demanderons : « Comment les gens se débrouillent-ils sans smartphones attachés à leurs corps ? » Le point était clair : la technologie des communications évolue rapidement et de façon parfois imprévisible. Pourquoi devons-nous sortir nos téléphones de nos poches et déverrouiller leurs écrans pour faire des appels ou se connecter à Internet, alors qu’il serait beaucoup plus facile de simplement nous balancer les poignets, de faire tournoyer les doigts ou de nous regarder dans les yeux ? Finalement, nous pourrions tous nous promener avec des dispositifs de communication biologiquement sûrs intégrés dans nos têtes ou nos membres – parce que pourquoi pas ?

À court terme, une dynamique similaire (quoique moins dramatique) se manifeste dans les communications d’entreprise. Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud ne sont pas encore des enjeux de taille pour les petites, moyennes et grandes entreprises. Mais au fur et à mesure que le temps passera et que les arguments en faveur des solutions de télécommunication d’affaires agiles se renforceront, les entreprises qui continueront à s’accrocher aux systèmes existants seront de plus en plus considérées comme des curiosités.

En résumé : À moins d’avoir les ressources et la discipline personnelle nécessaires pour vivre vraiment hors de la grille, il est difficile de résister (ou même de faire valoir des arguments convaincants) à une technologie supérieure qui améliore l’efficacité et la productivité. Certainement pas quand vous avez la responsabilité de bien faire par vos employés, clients et actionnaires.

Utilisez-vous un système téléphonique basé sur le cloud pour votre entreprise ? Si non, envisagez-vous un changement bientôt ?

À lire aussi

En 2018, le cloud, le big data et l’intelligence artificielle peuvent-ils encore être en plein essor ?

Nous verrons plusieurs tendances apparaître en 2018 dont l’objectif principal sera de rendre la nouvelle …